ハノイ事務所の開設でお役立ちの拡大を

今週、ベトナムのハノイでサテライトオフィスを開設し業務を開始しました。法人化したとはいえ、たった一人の会社でどうして日本の事務所だけでなく、ハノイにもオフィスを構えるのか不思議に思われるでしょう。勿論、常駐の社員を雇用するつもりはありませんので、日本もハノイも私が不在のときは誰もいません。しかし、お客様へのお役立ちを考えると、どうしても現地での活動拠点が必要でした。弊社は、中小企業の本社と現地法人を一体でエンド・ツー・エンドの支援をすることで、海外事業の発展を企業全体の成長発展に結びつけるビジョン達成に向けて活動を展開しております。日本にある企業の本社へのお役立ちは日本で対応できますが、現地拠点に寄り添い現地での具体的なお困りごとの支援を行うには、どのような形にせよ活動の拠点が必要でした。

日本ではバーチャルオフィスという形で展開することにより、事務所拠点の場所にかかわらず、全国どこでも電話を転送し受発信できますし、比較的場所を気にせずに機動的に動くことが可能です。しかし、海外支援を具体化するには、いくら電話やメール、ネットが発達してコミュニケーション手段が多様化しているとはいえ、課題の現場を具体的にこの目で見ないと本当のお役立ちは困難です。最初は財政的には厳しいですが、低コストでサテライトオフィスを構えることで、まず現地発の課題を支援する活動拠点を確保し、そこへの支援契約の実績が日本側で上がっていけば軌道に乗ると判断して、このハノイオフィスの開設に踏み切りました。

弊社ハノイオフィスの機能

ハノイオフィスは単独で賃貸契約のオフィスを借りているわけではありません。極めてバーチャルオフィスに近い連絡事務所の位置づけで、提携先の会社事務所から連絡業務サービスを受ける形態です。ですから非常に低コストで運用ができます。日本の事務所のほぼ一か月分の賃貸料で一年分のサービスを受けることができるのです。

具体的には、机と椅子を一セット確保してもらっています。また電話機を買ってもらって、専用固定電話番号を契約してもらっているだけです。その提携先の会社事務所とは、ベトナム人経営の日本企業向けライセンス登録や人事総務関連コンサルタントを行っている会社です。全社員が日本語を話せます。そして玄関に看板（日本の本社事務所の社名板の１０倍ぐらいあるぐらいびっくりするほど大きかったです）を設置してもらって、実際にその専用電話に着信があったときには、私の不在時には要件を聞いて、メールもしくは電話で連絡をいただくサービスを受けます。そうすることでベトナムにおられる企業様にとって、課題相談の第一のハードルをぐっと下げることができます。あとは、一旦つながれば相談内容によってベトナムまで出張可否を判断できるわけです。

提供を受けるサービスは電話受信の連絡だけなのですが、当方がベトナムに出張したときに活動拠点としてフルに利用することができます。勿論、事務机はパソコンで仕事をこなすのに十分でプリンターも共用できます。それと最大のメリットは、当コンサルタント会社は、会社設立に関する一連の手続きに精通しているため、クライアントにワンストップで支援の幅を広げることができるメリットがあります。私自身は、ベトナム語でライセンス関係手続きの書類を作成することは不可能なので、どうしてもベトナム人の専門コンサルタントに依頼することになります。その提携先である専門コンサルタントが同じ事務所にいて、そこが私のサテライトオフィスサービスを提供してくれるので、これほど心強いことはありません。

また、集客において競争優位性が高まります。専門コンサルタントと直結しているだけではなく、クライアントの会社がベトナムに法人を作る際に、通常、現地準備拠点として短期の事務所を借りる必要があります。借りない場合はホテルで作業するなどして、法人を設立するオフィスを正式に入居できるまでの間、内装工事や人の採用などライセンス申請と並行して業務を進めていきます。私が今回設立したハノイオフィスはたった一つの机に過ぎませんが、私自身が常駐しないので、私の机を不在時にクライアントにだけ無料で使ってもらうこともできます。勿論、同居しているライセンス申請の専門コンサルタントと設立手続き業務を契約されることが条件にはなりますが、クライアントにとっては準備拠点の事務所賃貸が全く不要となるばかりか、トラブルがあってもすぐにフォローできる体制があるというのは大きな安心感を提供できます。おそらくこれを提供している展開支援コンサルタントは弊社以外にはないと思います。

もう一つの大きなメリットは、集客目的のセミナーの会場を確保できたことです。事務所オーナーである当コンサルタント会社は、セミナーに最適な共用会議室を持っています。この会社とネットワークを持っている経営管理支援コンサルタント会社も、当事務所の会議室で何度もセミナーを開催されているとのことです。数社程度の企業を集めてのセミナーを開催するインフラとしては最適です。こちらに常駐していないので、そう頻繁にセミナー開催はできませんが、単独で集客できるようになるにはもっと超えるべきハードルがあると感じております。一歩ずつ進めたいと思います。

クライアント呼び込みの拠点、そして集客用セミナーの開催拠点としての活用、さらに現地での顧客関係性強化と支援機能のネットワークの推進拠点としてのメリットを生かし、「選ばれる理由」を鮮明に差別化を図っていきたいと考えています。

今回の出張で、ハノイオフィスを開設しただけでなく、日本企業のベトナム展開にあたっての支援を、私がワンウィンドウとして自己完結できる専門コンサルタントのネットワークも目処がつきました。今後さらに活動の幅を広げていきたいと気持ちを新たにしています。